كيف يصل عملاء أجار إلى نسبة تحصيل 92٪؟ خطة الـ90 يوماً

الرقم أولاً، ثم الطريقة

تبلغ نسبة تحصيل الإيجار المستحق للعقود النشطة لدى عملاء أجار نحو 92٪. لكن الوصول إلى مستوى مرتفع من التحصيل لا يعتمد على التذكير بالمستأجر عند تأخره فقط، بل على تنظيم دورة التحصيل كاملة، بدءاً من بيانات العقد والفاتورة، وصولاً إلى الدفع والتوثيق والمتابعة.

في هذا المقال، نستعرض كيف يمكن للمحفظة العقارية أن تنتقل، خلال أول 90 يوماً، من المتابعة اليدوية المتفرقة إلى دورة تحصيل أكثر تنظيماً وأتمتة.

المرحلة الأولى (الأيام 1 إلى 30): بناء الأساس

ارتفاع نسبة التحصيل يبدأ من تنظيم البيانات التي تعتمد عليها دورة التحصيل.

توثيق العقود في النظام

يُسجّل كل عقد إيجار في أجار ببياناته الأساسية: الوحدة، والمستأجر، وقيمة الإيجار، وتاريخ الاستحقاق. وبناءً على هذه البيانات، تُبنى العمليات المرتبطة بالعقد، من إصدار الفواتير إلى متابعة السداد.

ربط بيانات التواصل

يُسجّل رقم هاتف المستأجر ضمن بياناته في النظام، ليصبح جاهزاً للاستخدام في التذكيرات وإشعارات الدفع. وبذلك لا يحتاج فريق الإدارة إلى إعادة البحث عن بيانات التواصل مع كل دورة تحصيل.

إصدار الفواتير تلقائياً

تُنشأ فواتير الإيجار بناءً على بيانات العقود وجدول الاستحقاق. ومع اكتمال إعداد المحفظة، تصبح الفواتير جاهزة وفق مواعيدها دون الحاجة إلى إدخالها يدوياً في كل شهر.

المرحلة الثانية (الأيام 31 إلى 60): تشغيل دورة التحصيل

بعد تنظيم العقود والفواتير، تبدأ دورة التحصيل بالعمل وفق مواعيد محددة.

التذكيرات على مراحل

يتلقى المستأجر تذكيراً قبل موعد الاستحقاق، ثم تذكيراً في موعده، وتذكيراً آخر عند التأخر، وفق إعدادات دورة التحصيل.

هذا يجعل المتابعة جزءاً من العملية نفسها، بدلاً من أن تعتمد على تذكر موظف الإدارة لمن يجب التواصل معه في كل شهر.

وتشير بيانات أجار إلى أن 67٪ من المستأجرين يسددون بعد الرسالة الأولى.

رابط الدفع داخل الرسالة

كل تذكير يصل ومعه رابط دفع مباشر عبر كي نت، فيسدّد المستأجر من الرسالة نفسها خلال دقائق، بلا تحويل بنكي أو نقد أو مراجعة.

وبناءً على بيانات أجار، ينخفض معدل الدفعات المتأخرة بنحو الربع (~25٪) عند الدفع الرقمي مقارنةً بالدفع اليدوي.

ويبلغ معدل نجاح عمليات الدفع الإلكتروني عبر أجار 99.9٪.

إيقاف التذكيرات بعد السداد

بمجرد تسجيل السداد، تتوقف التذكيرات المرتبطة بالفاتورة تلقائياً. فلا يحتاج فريق الإدارة إلى متابعة من دفع ومن لم يدفع، ولا يتلقى المستأجر الذي سدّد رسائل إضافية.

المرحلة الثالثة (الأيام 61 إلى 90): التركيز على الحالات التي تحتاج متابعة

بعد تشغيل الدورة، يصبح بإمكان فريق الإدارة التركيز على الحالات التي تحتاج تدخلاً فعلياً، بدلاً من متابعة جميع المستأجرين بالطريقة نفسها.

بوابة المستأجر

من خلال بوابة المستأجر، يستطيع المستأجر الاطلاع على فواتيره ومتابعة مستحقاته وإتمام الدفع مباشرة، مما يقلل الحاجة إلى التواصل مع فريق الإدارة للحصول على المعلومات الأساسية.

التعامل مع الحالات المتكررة

مع استمرار دورة التحصيل، تظهر الحالات التي تتكرر فيها التأخيرات أو تحتاج إلى متابعة إضافية. هنا يستطيع فريق الإدارة التركيز على هذه الحالات تحديداً، بدلاً من إرسال التذكيرات ومراجعة حالة كل مستأجر بشكل يدوي.

توثيق الدفعات والتأخيرات

تُحفظ الدفعات وإيصالاتها وتواريخ السداد داخل النظام، مع ارتباطها بالعقد والوحدة والمستأجر. وعند الحاجة إلى مراجعة سجل دفعة أو تأخير، تكون المعلومات متاحة ضمن سجل واحد بدلاً من البحث عنها في محادثات أو ملفات متفرقة.

لماذا تعمل هذه الطريقة؟

لأنها تنقل جزءاً كبيراً من العمل المتكرر من المتابعة اليدوية إلى دورة منظمة تبدأ من بيانات العقد وتنتهي بتسجيل السداد.

بدلاً من أن يتذكر فريق الإدارة موعد كل دفعة، ويبحث عن بيانات كل مستأجر، ويرسل التذكير، ويتابع السداد، ثم يسجل العملية، تعمل هذه الخطوات ضمن دورة واحدة مترابطة.

وهذا هو الفرق بين إدارة التحصيل ومتابعة التحصيل يدوياً.

واليوم تُدار عبر أجار أكثر من 50 ألف وحدة عقارية في الكويت.

ابدأ التسعين يوماً الخاصة بك

الانتقال إلى تحصيل أكثر تنظيماً لا يحتاج إلى تغيير كل شيء دفعة واحدة.

يبدأ من ترتيب العقود والبيانات، ثم تشغيل الفواتير والتذكيرات والدفع، وبعدها متابعة الحالات التي تحتاج إلى تدخل فعلي.

خلال هذه المراحل، يتحول التحصيل من سلسلة مهام متكررة يقوم بها فريق الإدارة كل شهر إلى دورة عمل واضحة تعمل وفق مواعيد وبيانات محددة.

وهنا يصبح دور فريق الإدارة أكبر من مجرد متابعة الدفعات: يركّز على إدارة المحفظة، بينما يتولى النظام الأعمال المتكررة التي تسبق السداد وتتبعه.